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Gestão de dados tributários: por que e como fazer?

Gestão de dados tributários: por que e como fazer?

O Brasil é um dos países com maior carga tributária do mundo. Isso, aliado ao fato de que também possui uma legislação complexa, acaba provocando alguns problemas quando se trata de gestão de dados tributários.

É preciso lidar com muitas informações e todas elas são muito importantes, pois, qualquer erro, pode acarretar em prejuízos para a empresa com o pagamento de multas que podem chegar a ser bem altas.

Por muitos anos, as planilhas do Excel e os livros de contabilidade foram as principais ferramentas utilizadas para organizar as informações tributárias, porém, exigiam um trabalho bastante manual e quase sem segurança.

Atividades que exigem a manipulação manual de informações estão mais sujeitas a erros humanos. Uma simples troca de números durante a digitação pode acarretar em sérios problemas.

Além disso, os profissionais responsáveis por esse trabalho levam um tempo muito grande fazendo o lançamento dessas informações, enquanto deixam de se dedicar à parte mais estratégica do negócio.

Mas, a tecnologia avança a passos largos a cada dia, abraçando todos os setores e auxiliando nas atividades mais diversas, o que não seria diferente com relação à gestão dos dados tributários.

Neste artigo vamos falar sobre a gestão dessas informações e a forma correta de fazê-la. Acompanhe a leitura e veja os seguintes pontos:

  • O que se entende por dados tributários
  • Qual a importância de uma boa gestão de dados
  • Uso da tecnologia na gestão de dados tributários
  • Planejamento tributário e estratégico da sua empresa

O que se entende por dados tributários

Todos os cidadãos devem pagar tributos instituídos pela Lei 5.172/1996. Esses tributos são pagamentos obrigatórios, cobrados pela Administração Pública e para as empresas isso não é diferente.

Ao abrir um negócio, o empresário deve estar muito bem informado de todos os impostos e taxas que deverá pagar ao comercializar determinado produto ou serviço. Caso contrário, poderá ter pendências com o fisco.

Para isso, também é importante saber a qual regime tributário pertence a sua empresa, pois, cada um tem seus impostos específicos, sendo eles: o Simples Nacional, o Lucro Real e o Lucro Presumido.

O Simples Nacional, como o próprio nome já diz, foi criado como uma forma de simplificar o pagamento dos tributos por micro e pequenas empresas, além dos microempreendedores individuais.

Em uma única guia, que recebe o nome de DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), o empresário consegue pagar 8 impostos diferentes, diminuindo, assim, o processo burocrático.

Os impostos do Lucro Presumido são calculados de acordo com o tipo de atividade desempenhada pela empresa e no regime de Lucro Real o calculo é feito de acordo com o lucro real da empresa.

Qual a importância de uma boa gestão de dados

Como vimos acima, são muitas informações e impostos que devem ser pagos ao fisco para que o negócio funcione dentro da Lei. Portanto, qualquer detalhe que se deixe passar pode acarretar em multas para a empresa.

Para facilitar esse trabalho, é importante que toda empresa contrate os serviços de um contador, que será responsável por fazer uma análise dos dados fiscais e informar o tipo de regime em que se encaixa a empresa.

Consequentemente, poderá apontar quais os tributos que devem ser pagos e acompanhar os prazos para pagamento de cada um, evitando multas e irregularidades.

É também através da análise dos dados tributários que esse profissional poderá fazer um planejamento e verificar possibilidades de diminuir o pagamento de impostos com a mudança do regime tributário, por exemplo.

Porém, todas essas informações devem estar muito bem organizadas e atualizadas, assim como o seu conhecimento sobre a Lei Tributária, que pode sofrer mudanças de tempos em tempos.

Uso da tecnologia na gestão de dados tributários

Há um tempo não muito distante praticamente todas as informações fiscais das empresas eram reunidas em planilhas de Excel ou livros de contabilidade que eram atualizados manualmente.

É claro que essas formas de controle estavam sujeitas a erros de digitação e escrita, além de terem acesso mais fácil a qualquer pessoa, podendo ocasionar a manipulação ou roubo de informações.

Como em todos os setores, este também vem passando por uma transformação digital tributária e facilitando a gestão de dados para as empresas, além de proporcionarem mais segurança.

Hoje, existem sistemas complexos, porém fáceis de usar, que já fazem cálculos automáticos e cruzam informações com os sistemas já utilizados pelo fisco, diminuindo bastante a intervenção humana e possíveis erros.

Esses sistemas centralizam todos os dados tributários em um só local, além de permitir o gerenciamento de vários aspectos do negócio como estoque, folha de pagamento, despesas e receitas.

Além disso, também permitem o armazenamento automático das notas fiscais, através do arquivo XML, que passou a ser uma determinação do Governo Federal desde 2006.

Com o uso dessas tecnologias, o tempo que antes era perdido com o lançamento e calculo manual de informações pode ser dedicado ao core business da empresa e planejamento estratégico.

Planejamento tributário e estratégico da sua empresa

Como vimos, são muitas informações para gerenciar, se constatarmos que o Brasil possui umas das legislações tributárias mais complexas entre todos os países.

Um pequeno erro pode causar um furo inesperado no caixa da empresa, com multas altas que poderiam ser evitadas, caso houvesse uma gestão tributária eficiente.

É esse trabalho que vai garantir que a empresa busque caminhos para arcar com a menor taxa tributária possível, dentro da Lei, utilizando seus rendimentos em estratégias para se manter competitiva no mercado.

Utilizando os sistemas unificados a empresa poderá ter acesso a relatórios que mostrarão a situação da empresa com relação aos gastos com tributos e outras responsabilidades financeiras.

Ao estar de posse desses dados, é possível traçar estratégias e fazer um planejamento eficiente para diminuir o pagamento de tributos, inclusive fazendo uma adaptação para se encaixar em outro tipo de regime tributário.

Se a sua empresa ainda não está devidamente adaptada a essa transformação digital, nós podemos lhe ajudar a utilizar as tecnologias de forma mais estratégica.

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